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Las BPM son actualmente el segundo aplicativo de mayor crecimiento a nivel de mercado; esto después de las arquitecturas de seguridad. Esta tendencia se debe principalmente a que los aplicativos empresariales solventan el 30% de los requerimientos dentro de los procesos de negocio, lo que incrementa enormemente la brecha entre el requerimiento del negocio y la respuesta que dan las aplicaciones.

Poco menos de la mitad de los ejecutivos en todo el mundo acepta la realidad, realizan intervención manual cuando necesitan compensar alguna funcionalidad que el aplicativo empresarial no tiene. Otros dicen encontrar problemas de inflexibilidad y encontrar limitaciones, además de comentar que las aplicaciones limitan su oferta de servicios. Englobando todo lo dicho anteriormente, encontramos a las soluciones BPM como una gran ventaja estratégica con alto valor agregado para las empresas que la implantan.

Ahora la pregunta sería ¿Qué le conviene a mi negocio?

Actualmente, las organizaciones pueden encontrar infinidad de opciones si hablamos de la gestión de procesos, desde métodos informales o manuales hasta las soluciones más sofisticadas y completas. El mayor desafío para los gerentes es saber el qué, el cuándo y el cómo del proceso de negocio que le dará el valor añadido a su empresa para ser más ágil y más eficiente sin necesidad de hacer grandes inversiones de dinero, tiempo y recurso humano.  Algunos modelos de negocio son más adaptables a ciertas soluciones, con lo cual, logrando identificar esto por adelantado, se podrá hacer un gran ahorro en costes de desarrollo, evitar la pérdida de productividad e impacto negativo en el negocio.

El BPM puede adaptarse e integrarse a cualquier entorno de procesos, sin embargo SharePoint no es tan accesible en ese sentido. Muchos directivos se preguntan cómo SharePoint puede aprovecharse en sus actuales entornos basados en Microsoft. Existen algunas áreas donde se puede considerar el uso de SharePoint:

• Agregar contenidos: Las empresas por lo general necesitan tener intranets, hacer portales empresariales y gestionar contenidos, para lo cual SharePoint es útil.
• Flujos de trabajo: En SharePoint, las bibliotecas de documentos pueden configurarse para requerir de aprobaciones antes de que la documentación sea publicada.
• Creación de flujos de trabajo básicos: Los usuarios pueden crear flujos de trabajo por aprobación.

En el momento en el que la empresa requiera adaptar o integrar con otras plataformas, es cuando tiene mucho más sentido (si no se hizo en el primer paso de la decisión), obtener una solución BPM en vez de SharePoint. Las soluciones BPM vienen con motores de reglas de negocio que definen y rigen los procesos con una lógica independiente al flujo de trabajo, lo que hace más flexible y rápido el cambio cuando sea necesario. Además de esto, las empresas de soluciones BPM ofrecen la opción de extender mucho más fácilmente un proceso de negocio complejo a todas las unidades de una empresa, y también externalizar los procesos a socios, clientes y otras empresas filiales.

Como se puede observar, dependiendo del modelo de negocio que se tenga y que al cual se quiera llegar, hay momentos en los que SharePoint es perfectamente funcional, sin embargo, al momento de hacer procesos personalizables o más complejos de desarrollar, es mucho más eficiente a nivel de costes y de calidad de los procesos, buscar una solución empresarial de BPM. Si se hace este análisis previamente a la toma de la decisión, es muy probable que se ahorren dolores de cabeza en el futuro, se controlen perfectamente los costos y sobre todo se logrará el éxito en los procesos para satisfacer mucho más al cliente.